Definition RPA
Unter RPA – Robotic Process Automation – versteht man die automatisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Repetitive, manuelle, zeitintensive sowie fehleranfällige Tätigkeiten werden vom System erlernt und anschliessend – vergleichbar mit der Durchführung durch einen Menschen – automatisiert ausgeführt.
Die historische Entwicklung von RPA
Bereits Anfang der 2000er Jahre wurden Software-Roboter insbesondere im Kundendienst, zum Beispiel für eine teilweise Automatisierung der Kundenkommunikation, eingesetzt. Waren es anfangs nur einfache Probleme, welche mittels RPA-basierter Systeme gelöst werden konnten, so steigerten sich im Laufe der Zeit die Fähigkeiten der Systeme zunehmend, um letztendlich auch komplexe und umfangreiche Aufgaben zu übernehmen. Der grosse Durchbruch von Robotic Process Automation fand im Bereich der Testautomatisierung im Rahmen der Software-Qualitätssicherung statt.
RPA als Technologie zur Entwicklung und für den Betrieb von Software-Robotern
RPA-Software-Roboter sind keine physisch existenten Maschinen, wie man sie aus der Fertigungsindustrie kennt, sondern Softwareprogramme, welche hauptsächlich auf einem dedizierten Windows Client laufen. Moderne RPA-Plattformen bieten für die Programmierung eine Entwicklungsumgebung mit visueller und grafischer Unterstützung, wodurch keine klassischen, textbasierten Programmiertechniken erforderlich sind (Low-Code- / No-Code-Software).
Die Funktionsweise von RPA
RPA verwendet wie ein menschlicher Mitarbeiter die grafischen Benutzeroberflächen (GUI) von Softwareapplikationen oder nutzt bestehende Schnittstellen (APIs). Dadurch sind bei einer Einführung weder Prozessänderungen noch Anpassungen an bestehenden Softwarelösungen erforderlich. RPA ist eine «nicht-invasive Technologie» und arbeitet grundsätzlich mit allen vorhandenen und zukünftigen Systemen zusammen. Automatisierungen sind dadurch oft innerhalb weniger Tage bzw. wenigen Wochen möglich.
Je nach Bedarf können die Roboter vollständig autonom (Unattended RPA) oder im Zusammenspiel mit einem Mitarbeiter (Attended RPA) eingesetzt werden. In einer weiteren Ausbaustufe ist auch die Integration von künstlicher Intelligenz sowie Machine Learning möglich.
RPA als Unternehmensphilosophie
Im weiteren Sinne ist RPA nicht nur eine Technologie, sondern eine Unternehmensphilosophie mit der Zielsetzung, Prozesse permanent auf Aktualität, Angemessenheit und Performanz zu hinterfragen und zu verbessern. Im Vordergrund steht dabei das Ziel der Erhöhung von Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit, Einfachheit sowie Sicherheit bei gleichzeitiger Reduktion von ursprünglichen Prozesskosten, Risiken und Abhängigkeit von externen Ressourcen.
Definition RPA
Unter RPA – Robotic Process Automation – versteht man die automatisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Repetitive, manuelle, zeitintensive sowie fehleranfällige Tätigkeiten werden vom System erlernt und anschliessend – vergleichbar mit der Durchführung durch einen Menschen – automatisiert ausgeführt.
Die historische Entwicklung von RPA
Bereits Anfang der 2000er Jahre wurden Software-Roboter insbesondere im Kundendienst, zum Beispiel für eine teilweise Automatisierung der Kundenkommunikation, eingesetzt. Waren es anfangs nur einfache Probleme, welche mittels RPA-basierter Systeme gelöst werden konnten, so steigerten sich im Laufe der Zeit die Fähigkeiten der Systeme zunehmend, um letztendlich auch komplexe und umfangreiche Aufgaben zu übernehmen. Der grosse Durchbruch von Robotic Process Automation fand im Bereich der Testautomatisierung im Rahmen der Software-Qualitätssicherung statt.
RPA als Technologie zur Entwicklung und für den Betrieb von Software-Robotern
RPA-Software-Roboter sind keine physisch existenten Maschinen, wie man sie aus der Fertigungsindustrie kennt, sondern Softwareprogramme, welche hauptsächlich auf einem dedizierten Windows Client laufen. Moderne RPA-Plattformen bieten für die Programmierung eine Entwicklungsumgebung mit visueller und grafischer Unterstützung, wodurch keine klassischen, textbasierten Programmiertechniken erforderlich sind (Low-Code- / No-Code-Software).
Die Funktionsweise von RPA
RPA verwendet wie ein menschlicher Mitarbeiter die grafischen Benutzeroberflächen (GUI) von Softwareapplikationen oder nutzt bestehende Schnittstellen (APIs). Dadurch sind bei einer Einführung weder Prozessänderungen noch Anpassungen an bestehenden Softwarelösungen erforderlich. RPA ist eine «nicht-invasive Technologie» und arbeitet grundsätzlich mit allen vorhandenen und zukünftigen Systemen zusammen. Automatisierungen sind dadurch oft innerhalb weniger Tage bzw. wenigen Wochen möglich.
Je nach Bedarf können die Roboter vollständig autonom (Unattended RPA) oder im Zusammenspiel mit einem Mitarbeiter (Attended RPA) eingesetzt werden. In einer weiteren Ausbaustufe ist auch die Integration von künstlicher Intelligenz sowie Machine Learning möglich.
RPA als Unternehmensphilosophie
Im weiteren Sinne ist RPA nicht nur eine Technologie, sondern eine Unternehmensphilosophie mit der Zielsetzung, Prozesse permanent auf Aktualität, Angemessenheit und Performanz zu hinterfragen und zu verbessern. Im Vordergrund steht dabei das Ziel der Erhöhung von Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit, Einfachheit sowie Sicherheit bei gleichzeitiger Reduktion von ursprünglichen Prozesskosten, Risiken und Abhängigkeit von externen Ressourcen.
Rezept für eine erfolgreiche Einführung von RPA
Viele Unternehmen haben den Nutzen von RPA erkannt und erste Pilotprojekte gestartet. Oft wird jedoch nur einen Bruchteil des tatsächlichen Potentials von RPA genutzt. Nachhaltig erfolgreiche RPA-Umsetzungen benötigen nicht nur eine leistungsfähige Software, sondern erfordern eine ausgereifte und professionelle Methodik bei der Identifikation, Planung und Umsetzung geeigneter Prozesse sowie für einen effizienten Betrieb.
Geeignete Prozesse für RPA
Nicht alle Prozesse sind gleichermassen gut für eine Automatisierung mittels RPA geeignet. Eine optimale Automatisierung wird für diejenigen Prozesse sichergestellt, welche die nachfolgenden Eigenschaften zumindest teilweise erfüllen:
 | Regelbasiert | Aktivitäten, die anhand klarer Regeln ausgeführt werden können. |
 | Hohes Volumen | Je höher das Transaktionsvolumen, desto höher das ROI-Potenzial. |
 | Wenige Varianten | Aufgaben mit einer begrenzten Anzahl von Variationen und wenigen Ausnahmen. |
 | Stabiler Prozess | Aufgaben, die ausgereift sind und sich nicht oft ändern. |
 | Strukturierte Eingangsdaten | Aufgaben mit strukturierten Daten und lesbaren elektronischen Eingaben. |
Fast uneingeschränkte Einsatzgebiete
RPA kann grundsätzlich in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, da sich praktisch alle regelbasierten Aktivitäten am Computer durch die Technologie nachahmen lassen. Einige Beispiele für gut geeignete Abläufe sind:
