Die Automatisierung von Prozessen durch Software-Roboter findet bei einem Online-Grosshändler mit eigenem und externen Vertrieb Verwendung. Im nachfolgenden Use Case werden Bestellungen externer Händler erfasst und weiterverarbeitet. Dies beinhaltet neben der intelligenten Selektion von E-Mails auch die Verarbeitung und Beauftragung im zentralen SAP-System bis hin zur Pflege der externen Weboberflächen. RPA beseitigt Medienbrüche zwischen den verschiedenen Applikationen ohne Schnittstellen und lässt die Bestellverarbeitung vollautomatisch im Hintergrund ablaufen.
Ausgangssituation
Ein E-Commerce Händler vertreibt Produkte über seinen eigenen Onlineshop und über die Webseiten externer Partner. Die dort von Endkunden getätigten Bestellungen werden via E-Mail an den Vertrieb des Grosshandels gesendet, um dort weiterverarbeitet zu werden. Der Mitarbeiter identifiziert die Bestellung anhand der Partnernummer und überträgt die relevanten Daten der Bestellung, wie Produkt, Liefer- und Rechnungsadresse in das SAP-System. Je nach Partner muss dieser Vorgang per E-Mail oder einem Onlineportal bestätigt werden, damit dieser aus dem Vertriebsnetzwerk heraus den Endkunden über die erfolgreiche Bestellung final informieren kann.
Aufgrund des manuellen Datenübertrags entsteht Raum für wiederkehrende Fehler, wie beispielsweise das Nicht-Versenden einer Bestätigung via E-Mail. Eine weitere Herausforderung bildet der händische Datenübertrag einzelner Bestellstatus in die verschiedenen Partnerportale der Grosskunden. Bedingt durch die Vielzahl der Onlineshops, welche den Grosskunden zur Abwicklung des Bestellauftrages nutzen, lohnt sich der Einsatz von Schnittstellen nicht. Darüber hinaus führt eine Verzögerung in der Auftragsverarbeitung zu einer längeren Lieferzeit und gleichzeitig sinkender Endkundenzufriedenheit.
Lösung
Die entwickelten Software-Roboter arbeiten in denselben Systemen wie die Mitarbeiter. Für jede eingehende Bestellung von externen Verkaufsplattformen der Partner legt der Roboter einen individuellen Task an, um die automatisierte Weiterverarbeitung sicherzustellen. Dabei erkennen die eingesetzten Roboter selbstständig, welche Bestellungen bearbeitet werden und welche Besonderheiten bei den einzelnen Partnern beachtet werden müssen. Darüber hinaus konnten spezielle Schleifen zur Überprüfung in den Prozessablauf eingebaut werden. Auch kann zukünftig schneller und fehlerfrei auf Anpassungen, wie beispielsweise von Logistikdienstleistern und Versandkosten, reagiert werden.
Durch die von Arbeitszeiten unabhängige Bearbeitung der E-Mails werden Bestellungen umgehend nach Bestelleingang in das interne SAP-System übertragen und der für Endkunden sichtbare Bestellstatus in den entsprechenden Partnerportalen aktualisiert. Dies führt, neben der direkten Aktualisierung von Lagerbeständen, zur Senkung der Verarbeitungszeiten, speziell an Wochenenden und Feiertagen.
Ein auf die Kundenbedürfnisse abgestimmtes Aussteuerungskonzept stellt die richtige Bearbeitung aller Bestellungen sicher und erlaubt es in speziellen Fällen, diese während des automatischen Prozessdurchlaufes an einen Mitarbeiter zur Weiterbearbeitung abzugeben.
Bei Fragen oder für weiterführende Informationen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
