Ausgangssituation Gerätewechsel-Prozess (ohne RPA)
Da die Eichung von Stromzählern nur für einen bestimmten Zeitraum garantiert werden kann, müssen diese in regelmässigen Abständen – oder bei Defekten – gewechselt werden. Vor Ort beim Kunden erledigt dies ein externer Dienstleister. Alle für die Administration relevanten Daten wurden täglich in einer XML-Datei an den Energieversorger übermittelt. Damit diese auch von Menschen einfach gelesen werden konnten, musste diese zuerst in eine Excel-Datei konvertiert werden.
Anschliessend wurden zusätzlich Daten, die für den Zählerwechsel nicht relevant sind, herausgefiltert. Erst danach konnte ein neuer Zähler im Energiemanagementsystem angelegt werden. Dieser Prozess war bisher outgesourced. Durch die Prozessautomatisierung mit Softwarerobotik (RPA) wurde es dem Energieversorger ermöglicht, mit geringem Aufwand wieder volle Kontrolle über ihren Geschäftsprozess zu gewinnen.
Branche: Strom, Gas, Wasser & Wärme
Funktionsbereich: Datentransfer, Zählertausch
Wechsel pro Jahr: 6.300
Bearbeitungszeit (REFA-Zeit): 9 Minuten
Applikation: Wilken (ERP-System)
Die manuelle Konvertierung und Filterung von Daten ist äusserst zeitaufwendig. Die Abrechnung mit dem externen Dienstleister erfolgte „per Fall“ – unabhängig vom Erfolg eines Gerätewechsels. Durch etwaig auftretende Probleme konnte es zu hohen Kosten kommen und die Konstanz der Rechnungslegung beeinträchtigt werden.
Zusammenarbeit als Schlüssel zum Erfolg: End-to-End-Automatisierungslösung
Bei der eingesetzten End-to-End-Automatisierungslösung handelt es sich um Robotic Process Automation (RPA) der nächsten Generation. Der Software-Roboter übernimmt sämtliche Schritte des Geschäftsprozesses, vom Sammeln der Daten, über deren Validierung bis hin zur finalen Bearbeitung. Dies geschieht applikationsübergreifend. Diese Art der Automatisierung läuft vollkommen autark ab, ist beliebig skalierbar und erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen.
Während der Implementierung der ersten Prozesse wurden die Mitarbeiter des Kunden im Umgang mit der Low-Code/No-Code Plattform geschult. Nun ist der Kunde in der Lage, weitere Prozesse selbst zu automatisieren. Potenzial gibt es genug: Es ist weiterhin notwendig, beispielsweise Änderungen von Bankdaten manuell auszuführen oder Erfassungen von Zählerständen über RPA an Partner weiterzugeben. Um auch bei zukünftigen Prozessen einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, erfolgt die Zusammenarbeit mit dem Kunden im Tandem-Verfahren: Die Mitarbeiter automatisieren die Prozesse grösstenteils selbst. Vor Inbetriebnahme durchlaufen die Roboter-Skripte noch einmal weitere Qualitätskontrollen, um dann in die Produktivumgebung überführt zu werden.
Zusätzlich dazu wird abteilungsübergreifend die Prozessanalyse durch ein innovatives Tool weiter vereinfacht. Mitarbeiter können mit wenigen Klicks selbst Prozessdokumentationen erstellen. Eine externe Analyse der Prozesslogik und manuelle Erstellung von Klickanleitungen ist nicht mehr notwendig. Der Kunde behält zu jedem Zeitpunkt den vollen Überblick über seine „digitalen Mitarbeiter“, kann Aufgaben priorisieren und Reports generieren.
Lösung
Ein Software-Roboter liest die übermittelte XML-Datei direkt aus, ohne diese vorher in eine Excel-Liste zu überführen. Anhand im Vorhinein festgelegter Kriterien wertet der Software-Roboter die Datei aus und erfasst alle für den Wechsel relevanten Daten. Nun wird zuerst der neue Zähler im Backoffice System des Kunden erfasst. Anhand der Messlokation des Zählerwechsels wird der passende Verbraucher im System gesucht. Vor dem Anlegen des neuen Zählers wird die Plausibilität der Zählerstände überprüft. Es wird sichergestellt, dass der Zählerstand im Backoffice System höher ist, als beim Ausbau des alten Zählers. Bei Konflikten wird der Fall ausgesteuert und ein menschlicher Sachbearbeiter des Energieversorgers übernimmt.
Bei einem plausiblen Zählerstand wird der Zähler im Backoffice System gewechselt – hierzu wird das Wechseldatum, der letzte Zählerstand des alten Zählers sowie der Zählerstand des neuen Zählers eingetragen. Sollte es dabei zu Inkonsistenzen kommen, wird ein Mitarbeiter der entsprechenden Fachabteilung per E-Mail benachrichtigt.
Die Software-Roboter ermöglichen es dem Kunden, seinen Zählerwechsel-Prozess wieder selbst abzuwickeln. Gleichzeitig reduziert sich die Bearbeitungszeit drastisch, da bisherige Prozessschritte entfallen und die Dateneingabe und -übertragung durch Software-Roboter voll automatisiert abläuft. Ausserdem arbeiten die Software-Roboter flexibel: Kommt der Report über die gewechselten Zähler erst am Abend, können die Software-Roboter in Echtzeit agieren und so die Abwicklung des Zählerwechsels beschleunigen und dadurch die Kundenzufriedenheit steigern.
Prozessablauf
- Daten werden im XML-Format angeliefert
- Software-Roboter liest relevante Daten aus XML aus
- Legt neuen Zähler im System an
- Sucht anhand von Messlokation Kunde in Datenbank
- Überprüft Zählerstände → falls nicht plausibel, Aussteuerung an Sachbearbeiter
- Falls Daten plausibel: Wechselt Zähler im ERP-System aus → falls Fehler, Aussteuerung an Sacharbeiter
Bei Fragen oder für weiterführende Informationen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
