Moderne Mode-Unternehmen haben weltweite Liefer- und Wertschöpfungsketten. Zugleich erhöht sich die Frequenz, in der neue Kollektionen in den Handel kommen, meist sind diese nur noch wenige Wochen im Handel erhältlich. Design, Produktion, Logistik und Verkauf werden zunehmend parallelisiert. Herausforderungen ergeben sich vor allem für die Finanzverwaltung, welche mit einem hohen Anteil manueller Arbeit konfrontiert wird. Softwareroboter unterstützen nun in sämtlichen Bereichen der Wertschöpfungskette, im Design über die Produktion, Logistik, Marketing bis hin zum Verkauf im Handel oder Online-Shop.
Ausgangslage
Tag für Tag mussten Mitarbeiter Umrechnungskurse abrufen und eingeben, Rechnungen zahlen, Daten aggregieren und interpretieren und daraus Reportings erstellen. Die tagtäglichen Verwaltungsaufgaben banden Ressourcen für Aufgaben, die monoton und wenig fordernd sind. Nach einer ersten Analyse stellte sich heraus, dass viele Prozesse in Verwaltung, Buchhaltung, Risikomanagement, Finanzplanung und Reporting komplett manuell abliefen. Nach weiterer Analyse stand fest, dass viele der Prozesse eine gute Basis für Robotic Process Automation (RPA) bieten.
Lösung
Es wurden Softwareroboter entwickelt, welche sich nahtlos in die IT-Landschaft des Modeunternehmens einpassen. Dabei waren keine Anpassungen an den einzelnen Prozessen nötig, da die Roboter die menschliche Handlungsweise nachahmen. Einige Prozesse, zum Beispiel die Abfrage von Wechselkursen und die Rechnungsregistrierung, werden zu festgelegten Zeitpunkten automatisch gestartet. Andere, spezifischere Prozesse können die Mitarbeiter durch eine E-Mail an den Roboter auslösen. Bei der Prozessausführung wird jeder Schritt in einem Log gespeichert, um etwaige Probleme wie fehlende oder unvollständige Daten schnell identifizieren zu können.
Zu den durch RPA automatisierten Prozessen zählten u.a.:
- Datenabfrage aus stationärem Handel: Tägliche Verkäufe und Kassenzettelprüfung, Bargeldbestand, Ladenpreise und Lagerbestand, Analyse von E-Commerce-Verkäufen.
- Verwaltung: Eingabe von Wechselkursen, Kommissionierung, Rechnungsstellung an Grosshandel, Erstellung von Finanzberichten, Gewinn- und Verlustrechnung, Bearbeitung von Zolldokumenten
- Kreditorenbuchhaltung: Bearbeitung von Auftragseingängen, Auftragsgenehmigungen, Rechnungsregistrierung, Zahlungen.
- Kasse: Verwaltung von Bankkonten, Abstimmung mit Banken, Finanzplanung, Kassenplanung.
- Planung und Kontrolle: Erstellung des täglichen Verkaufreportes, Verkaufsvorhersagen, Reporting und Benchmarking.
Dank der Roboter, die nun zahlreiche Prozesse übernehmen, ist in dem Unternehmen Arbeit im Umfang von etwa 1,5 FTEs automatisiert worden. Das Modeunternehmen setzt dabei auf einen inkrementellen Ansatz: Nach und nach werden je nach Bedarf immer mehr Prozesse automatisiert. Die Automatisierung eines neuen Prozesses dauert je nach Komplexität zwischen drei und 15 Tagen. Besonders hilfreich ist dabei das verwendete Dokumentationstool, welches es dem Mitarbeiter selbst ermöglicht, verschiedene Prozessläufe zu dokumentieren. Die Prozessarchitektur der verwendeten RPA-Software ermöglicht ein schnelles und einfaches Aufsetzen zahlreicher Prozesse sowie eine flexible Skalierung. Im Arbeitsalltag der Abteilung werden nun die besten Eigenschaften von Mensch und Roboter kombiniert. Menschen fokussieren sich auf qualitative Analysen und kreative Aufgaben, während die Roboter bei der Bearbeitung des Tagesgeschäftes behilflich sind.
Bei Fragen oder für weiterführende Informationen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
