Gemeinsam mit einer Investmentbank wurde ein Software-Roboter entwickelt, der automatisch tägliche Reportings für die staatliche Finanzaufsicht erstellt und versendet.
Ausgangslage
Nach jedem Handelstag muss ein Report für die Finanzaufsicht erstellt werden. Dafür stellten Mitarbeiter bisher nach dem Schliessen der Märkte im Backoffice der Bank die benötigten Daten zusammen. Der Mitarbeiter, der das Reporting erstellte, lud diese daraufhin herunter. Da der Datensatz mehrere hunderttausende Transaktionen beinhaltet, dauert dies etwa 45 Minuten. Sobald die Daten erfolgreich in einer Excel-Tabelle vorlagen, mussten diese überprüft, integriert und ausgearbeitet werden. Dafür wird gelegentlich auch auf weitere Systeme im Backoffice zugegriffen. Aus den Daten wird daraufhin der Bericht für die Finanzaufsicht erstellt und die Gesamtkapitalquote errechnet. Bei menschlicher Bearbeitung dauert dieser Prozess zwischen einer und vier Stunden. Aus dem bisherigen Prozess ergeben sich zahlreiche Probleme:
- Der Prozess muss auf Abruf starten, sobald alle Daten vorhanden sind. Dies kann um 16 Uhr, aber auch erst um 20 Uhr der Fall sein.
- In den ersten 45 Minuten muss ein Mitarbeiter den Exportprozess überwachen, um weitere Verzögerungen zu vermeiden.
- Die Datenintegration und -berechnung wurde bereits durch zahlreiche Makros teilautomatisiert, trotzdem war noch eine hohe Anzahl an Copy und Paste Massnahmen nötig.
Lösung
Ein Softwareroboter wurde mit dem Ziel entwickelt, sich nahtlos in die Programmlandschaft des Backoffices einzufügen. Gestartet wird er durch eine E-Mail von einem Mitarbeiter, sobald alle Daten zur Verfügung stehen. Während des Prozesslaufes wird jeder Schritt verfolgt, um bei etwaigen Fehlern oder Problemen (z.B. fehlende Datensätze, Transaktionsfehler) automatisch den entsprechenden Ansprechpartner zu informieren. Durch den Software-Roboter konnte der Prozess ohne weitere Änderungen nachgebildet werden.
Am Ende des Prozesslaufes wird eine Zusammenfassung an einen Mitarbeiter geschickt, der das Reporting freigibt. Danach versendet der Roboter das Dokument an Vorstand und Finanzaufsicht. Dank der Lösung mit der RPA-Software sind nun pro Tag bis zu vier Stunden hochqualifizierte Ressourcen für andere, anspruchsvollere Aufgaben verfügbar. Der gleiche Ansatz kann auch auf andere Prozesse im Backoffice und der Verwaltung angewendet werden. Als besonders schwierig stellte sich dabei der Zugriff auf die Benutzeroberfläche heraus, welcher über Bilderkennung realisiert wurde.
Um die Fehlerquote zu reduzieren, wurde ein SOAP-Dienst zur Validierung der Daten und Fehlerreduktion genutzt. Dafür wurden 0,4 FTEs automatisiert und generelle Personalengpässe durch die freigewordenen Ressourcen gelöst. Die Interaktion mit dem Roboter beschränkt sich auf wenige Minuten pro Tag, um den Prozess zu starten und am Ende das Reporting zu kontrollieren.
Bei Fragen oder für weiterführende Informationen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
